چشم‌تان به انبوهی از پوشه‌های بایگانی خورده یا روی میز کارتان زیر کوهی از برگه‌ها مدفون شده‌اید؟ همه‌ی ما در دوره‌ای از زندگی کاری خود با این کابوس اداری روبرو شده‌ایم. اسناد مهم گم می‌شوند، نسخه‌های قدیمی با نسخه‌های جدید جابجا می‌شوند و پیدا کردن یک سند خاص به ماموریتی زمان‌بر تبدیل می‌شود. اما خوشبختانه راه‌حلی کارآمد برای رهایی از این آشفتگی اداری وجود دارد: مدیریت اسناد با شیرپوینت (SharePoint)

شیرپوینت چیست و چه کمکی به مدیریت اسناد می‌کند؟

شیرپوینت پلتفرمی مبتنی بر وب از مجموعه مایکروسافت است که انقلابی در دنیای مدیریت اسناد و همکاری سازمانی ایجاد کرده است. تصور کنید فضایی امن و سازمان‌یافته در اختیار دارید که به سادگی می‌توانید انواع فایل‌ها را در آن ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارید. دیگر خبری از پوشه‌های فیزیکی حجیم و سردرگم‌کننده نیست. شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد خود را به صورت الکترونیکی بایگانی کنید، دسترسی به آن‌ها را کنترل نمایید و با خیال راحت، نسخه‌های مختلف هر سند را ردیابی کنید.

مزایای استفاده از شیرپوینت برای مدیریت اسناد

با روی آوردن به شیرپوینت، مزایای متعددی را برای سازمان خود به ارمغان خواهید آورد. بیایید نگاهی به برخی از مهم‌ترین این مزایا بیندازیم:

سازماندهی بهینه: به‌جای اتلاف وقت برای جستجوی اسناد در میان انبوهی از پوشه‌ها، شیرپوینت امکان ایجاد کتابخانه‌های (Library) مجزا برای دسته‌بندی اسناد بر اساس نوع، پروژه یا هر معیار دیگری را به شما می‌دهد. این امر، یافتن اسناد مورد نظر را در کمترین زمان ممکن می‌کند.

دسترسی امن: دیگر نگران گم شدن یا دسترسی افراد غیرمجاز به اسناد حساس نباشید. شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد تا سطوح مختلفی از دسترسی را برای کاربران تعریف کنید و مشخص نمایید چه کسانی می‌توانند به اسناد خاص دسترسی داشته باشند، آن‌ها را ویرایش کنند یا صرفاً مشاهده نمایند.

کنترل نسخه‌ها: با شیرپوینت، کابوس سردرگم شدن در میان نسخه‌های مختلف یک سند برای همیشه به پایان می‌رسد. این پلتفرم، امکان ردیابی و بازیابی نسخه‌های قدیمی‌تر اسناد را برای شما فراهم می‌کند. دیگر نگران جایگزین شدن نسخه اشتباه به جای نسخه نهایی نخواهید بود.

همکاری آسان: شیرپوینت بستری ایده‌آل برای همکاری بر روی اسناد به صورت تیمی است. چندین نفر می‌توانند به طور همزمان بر روی یک سند کار کنند، بدون آنکه نگران تداخل در ویرایش یا بروز خطا باشند. همچنین، امکان افزودن نظرات و کامنت‌ها روی اسناد وجود دارد که برقراری ارتباط و تعامل میان اعضای تیم را تسهیل می‌کند.

دسترسی از راه دور: فرقی نمی‌کند در محل کار باشید یا دورکاری می‌کنید. شیرپوینت به شما این امکان را می‌دهد تا از هر مکان و با هر دستگاهی به اسناد خود دسترسی داشته باشید. تنها کافی است به read more اینترنت متصل باشید تا بتوانید با اسناد خود کار کنید.

جریان‌های کاری خودکار: شیرپوینت این امکان را به شما می‌دهد تا برای مدیریت اسناد، جریان‌های کاری (Workflow) خودکار تعریف کنید. بدین ترتیب، فرآیندهای تایید، تصویب و انتشار اسناد به صورت خودکار انجام شده و در وقت و انرژی شما صرفه‌جویی می‌شود.

بستر ایده‌آل برای انواع سازمان‌ها

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های شیرپوینت، انعطاف‌پذیری بالای آن است. این پلتفرم برای سازمان‌ها با ابعاد و ماهیت‌های مختلف مناسب بوده و می‌تواند نیازهای آن‌ها را در زمینه‌ی مدیریت اسناد برطرف نماید. فرقی نمی‌کند یک شرکت کوچک باشید یا یک سازمان بزرگ با صدها کارمند؛ شیرپوینت راه‌حلی کارآمد برای سازماندهی و مدیریت اسناد شماست.  یکی از خدمات شرکت تکران ارائه راهکارهای سازمانی با محصولات مایکروسافت به خصوص شیرپوینت است.

بهبود فرآیندهای کسب‌وکار با شیرپوینت

استفاده از شیرپوینت صرفاً به بایگانی و مدیریت اسناد ختم نمی‌شود. این پلتفرم قابلیت‌های متعددی دارد که می‌تواند به بهبود فرآیندهای مختلف کسب‌وکار شما کمک کند. برای مثال، می‌توان از شیرپوینت برای موارد زیر استفاده کرد:

مدیریت پروژه: با ایجاد تیم‌های کاری و اختصاص وظایف به اعضای تیم، می‌توانید فرآیند مدیریت پروژه را به طور کامل در شیرپوینت انجام دهید. اشتراک‌گذاری اسناد مربوط به پروژه، تبادل نظر و گزارش‌دهی از جمله مزایای استفاده از شیرپوینت برای مدیریت پروژه است.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار: با استفاده از قابلیت‌های گردش کار (Workflow) شیرپوینت، می‌توانید فرآیندهای تکراری و زمان‌بر خودکارسازی کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کرده و راندمان کاری خود را افزایش دهید.

مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM): شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک ابزار CRM ساده برای ذخیره اطلاعات مربوط به مشتریان، مدیریت تعاملات با آنها و پیگیری فرصت‌های فروش مورد استفاده قرار گیرد.

ایجاد پورتال سازمانی: با استفاده از شیرپوینت می‌توانید یک پورتال سازمانی برای اطلاع‌رسانی به کارکنان، اشتراک‌گذاری اخبار و اطلاعات و ارائه خدمات مختلف به آنها ایجاد کنید.

مدیریت دانش: شیرپوینت می‌تواند به عنوان یک مخزن دانش برای ذخیره و اشتراک‌گذاری اطلاعات و تخصص کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.

شیرپوینت، راه‌حلی یکپارچه برای نیازهای شما

همانطور که مشاهده کردید، شیرپوینت یک پلتفرم قدرتمند و انعطاف‌پذیر است که می‌تواند به شما در مدیریت اسناد، بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و افزایش راندمان کاریتان کمک کند. اگر به دنبال راه‌حلی یکپارچه برای نیازهای خود هستید، شیرپوینت می‌تواند گزینه‌ای ایده‌آل برای شما باشد.

نکاتی برای پیاده‌سازی موفق شیرپوینت

برای اینکه از مزایای شیرپوینت به طور کامل بهره‌مند شوید، لازم است آن را به درستی پیاده‌سازی کنید. در اینجا چند نکته برای پیاده‌سازی موفق شیرپوینت ارائه می‌شود:

نیازهای خود را به طور دقیق مشخص کنید: قبل از پیاده‌سازی شیرپوینت، لازم است نیازهای خود را به طور دقیق مشخص کنید. چه نوع اسنادی را می‌خواهید مدیریت کنید؟ چه فرآیندهایی را می‌خواهید خودکارسازی کنید؟ چه تعداد کاربر خواهید داشت؟

از یک تیم متخصص کمک بگیرید: پیاده‌سازی شیرپوینت نیاز به تخصص و دانش فنی دارد. از یک تیم متخصص کمک بگیرید تا شیرپوینت را به درستی پیاده‌سازی و پیکربندی کند.

کاربران خود را آموزش دهید: برای اینکه کاربران بتوانند از مزایای شیرپوینت به طور کامل بهره‌مند شوند، لازم است آموزش‌های لازم را ببینند.

شیرپوینت را به طور مداوم به‌روزرسانی کنید: مایکروسافت به طور مداوم به‌روزرسانی‌هایی برای شیرپوینت ارائه می‌دهد. برای اینکه از جدیدترین امکانات و قابلیت‌های شیرپوینت بهره‌مند شوید، لازم است آن را به طور مداوم به‌روزرسانی کنید. هانت ایستاتگ پرشین انجین